भारत के जिन राज्यों में आवश्यकता होगी उन राज्यों में कविता कोश अपना एक प्रतिनिधी चुनेगा। प्रतिनिधि होने का कार्य काफ़ी मेहनत और लगन वाला है। इसके लिये प्रतिनिधि के संदर्भ में मुख्यत: निम्नलिखित बातें सच होनी चाहिये:
- व्यक्ति के पास कविता कोश से जुड़ कर काम करने के लिये पर्याप्त समय हो
- उन्हें अपने प्रदेश के ऐतिहासिक और वर्तमान कवियों के बारे में जानकारी हो
- उन्हें हिन्दी यूनिकोड में टाइप करना आता हो
- कविता कोश में कार्य करना आता हो (इसका प्रशिक्षण कविता कोश टीम दे सकती है)
- कविता कोश की चहूँमुखी उन्नति के लिये लगन हो
- टीम में सभी के साथ मिल कर कार्य करने की प्रवृत्ति हो
- कवि सम्मेलनो, सभाओं इत्यादि में वे कविता कोश का प्रचार और प्रतिनिधित्व कर सकते हों
- कविता कोश टीम द्वारा कभी-कभार निवेदित अन्य कार्यों को करने के लिये अग्रसक्रियता हो
अधिकार
- प्रदेश प्रतिनिधि स्वयं का परिचय कविता कोश के प्रदेश प्रतिनिधि के रूप में देने के लिये अधिकृत होंगे।
- प्रतिनिधी किसी भी प्रकार के पत्र-व्यवहार में ख़ुद को कविता कोश के प्रतिनिधी के रूप में पेश कर सकेंगे।
- प्रदेश प्रतिनिधि अपने प्रदेश के रचनाकारों के नाम कोश में जोड़ने के लिये भेज सकते हैं। सामान्यतया उनकी सिफ़ारिश को मान लिया जाएगा। प्रतिनिधि से अपेक्षा होगी कि वे सिर्फ़ अच्छे कवियों के नाम ही कोश के लिए सुझाएंगे और भाई-भतीजावाद को प्रश्रय नहीं देंगे। कविता कोश संपादक के पास किसी भी नाम के बाबत अंतिम निर्णय का अधिकार होगा। कविता कोश के प्रशासक सर्वाधिकार सम्पन्न होते हैं -इसलिये उनका निर्णय सभी के लिये अंतिम होगा।
- यदि किसी कारण से प्रतिनिधी अपना पद छोड़ना चाहता है तो वह स्वेच्छा से अपना पद छोड़ सकता है और किसी अन्य व्यक्ति का नाम प्रस्तावित कर सकता है।
- प्रदेश प्रतिनिधि को टीम के साथ मीटिंग में आमंत्रित किया जाएगा।
- प्रदेश प्रतिनिधि कविता कोश के संबंध में अपने बेहतरीन सुझाव टीम को दे सकेंगे।
नियम, अपेक्षाएँ व कर्तव्य
- प्रदेश प्रतिनिधि कविता कोश टीम का हिस्सा नहीं होंगे। उन्हें कविता कोश कार्यकारिणी में शामिल किया जाएगा और उन्हें टीम द्वारा प्रदेश प्रतिनिधि के रूप में उचित पहचान और सम्मान दिया जाएगा।
- कविता कोश टीम कविता कोश के संबंध में सर्वाधिकार सम्पन्न है। इस टीम के सभी निर्णय बिना किसी विवेचना या विवरण के अन्य सभी संबंधित व्यक्तियों पर लागू हैं।
- प्रदेश प्रतिनिधि का कार्यकाल ६ महीने का होगा। यह कार्यकाल स्वतः ही आगे बढ़ जाएगा यदि टीम को प्रतिनिधी के काम या काम करने के तरीके पर कोई आपत्ति नहीं है।
- प्रदेश प्रतिनिधि स्वयं रचनाकारों के नाम सूची में नहीं जोड़ सकेंगे। वे नाम जोड़ने के लिये कोश के संपादक को लिखेंगे और संपादक कोश में नाम जोड़ेंगे।
- सुझाए गए नाम के सूची में जोड़ दिये जाने पर उस रचनाकार की रचनाएँ / चित्र / परिचय इत्यादि जुटाना और उन्हें कोश में जोड़ना प्रदेश प्रतिनिधि का कर्तव्य होगा। प्रदेश प्रतिनिधि को चाहिये कि कोई भी नाम सुझाने से पहले यह तय कर ले कि उनके पास उस रचनाकार की अधिकाधिक रचनाएँ उपलब्ध हैं।
- यदि प्रदेश प्रतिनिधि के पास किसी दूसरे प्रदेश के रचनाकार की रचनाएँ उपलब्ध हों तो भी प्रदेश प्रतिनिधि उस रचनाकार का नाम सुझा सकते है। हालांकि इस बारे में भी कोश के संपादक और उनके बाद प्रशासक का निर्णय ही अंतिम होगा।
- कविता कोश की वेबसाइट और अन्य प्रचार माध्यमों के ज़रिये प्रदेश प्रतिनिधि को इस रूप में पहचान दी जाएगी। प्रदेश प्रतिनिधि द्वारा उपयुक्त स्थानों व आयोजनों में स्वयं को "कविता कोश का प्रदेश प्रतिनिधि" कह कर परिचित कराना चाहिये। अपना कार्यकाल समाप्त हो जाने की स्थिति में प्रदेश प्रतिनिधि से अपेक्षा की जाती है कि वे स्वयं को कोश का प्रदेश प्रतिनिधि कहना बंद कर देंगे। इस स्थिति में प्रदेश प्रतिनिधि का नाम वेबासाइट पर पूर्व प्रदेश प्रतिनिधियों की सूची में रखा जाएगा। अन्य प्रचार माध्यमों के ज़रिये भी नए प्रदेश प्रतिनिधि के बारे में बताया जाएगा।
- प्रदेश प्रतिनिधि कविता कोश के नाम या लोगो इत्यादि का प्रयोग किसी भी ऐसे रूप में नहीं करेंगे जिससे कोश को किसी भी प्रकार की हानी हो। इस बाबत कविता कोश टीम का निर्णय अंतिम होगा।
- कविता कोश टीम के पास यह अधिकार सुरक्षित है कि टीम प्रदेश प्रतिनिधि को कभी भी कारण बता कर इस पद से हटा सकती है। टीम का निर्णय इस बारे में अंतिम होगा।